GDAŃSK, DNIA 22 kwietnia 2020 r.
Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera Paulina Żęgota-Bąk, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Adwokacka Paulina Żęgota-Bąk, („Administrator”) jako administrator danych osobowych, sposobów, w jakie są one wykorzystywane, a także praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na adres biuro@kancelaria-pzb.pl
W celu prowadzenia działalności Administrator zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również “danymi osobowymi”), w tym informacje o osobach współpracujących z Administratorem.
1. Definicje
Administrator:
Dane osobowe: wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
Polityka: niniejsza Polityka prywatności.
RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
2. Zakres informacji
W niniejszej klauzuli Administrator informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych („przetwarzanie”) w odniesieniu do osób fizycznych będących:
a) kontrahentami (zleceniodawcami), w tym potencjalnymi kontrahentami (zleceniodawcami), Administratora;
b) kontrahentami klientów Administratora;
c) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich kontrahentów; oraz
d) innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur
(łącznie „Państwo” lub „Kontrahenci”).
3. Rodzaje danych osobowych
3.1. Dane podawane przez Kontrahentów
W związku ze współpracą pomiędzy Kontrahentem a Administratorem, Administrator może przetwarzać podane dane osobowe, takie jak:
imię i nazwisko, numer PESEL,
firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne, numer NIP lub REGON, adres zamieszkania, adres zameldowania,
dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej),
numer rachunku bankowego.
W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Kontrahentem a Administratorem, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem i Administratorem.
Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania działań przez Administratora.
3.2. Dane zbierane z innych źródeł
Administrator może również pozyskiwać dane osobowe Kontrahenta z innych źródeł, takich jak:
rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS – w celu weryfikacji informacji podanych przez Kontrahentów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach,
podmioty, w których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Administratorem a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.
4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych
4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych
Administrator nie może przetwarzać danych osobowych, jeśli nie ma ku temu ważnej podstawy prawnej. Dlatego też Administrator przetwarza dane osobowe tylko wtedy, gdy:
przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Kontrahenta, jeżeli jest on stroną umowy zawartej z Administratorem,
przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (dotyczy to przypadków udostępnienia danych Kontrahentów na żądanie właściwych organów lub sądów),
przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na interesy ani podstawowe prawa i wolności Kontrahenta. Podczas przetwarzania danych osobowych Administrator zobowiązuje się do zachowania równowagi między uzasadnionym interesem
a prywatnością Kontrahenta.
Takimi uzasadnionymi interesami są:
zawieranie i wykonywanie umów z Kontrahentami będącymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej lub osobami prawnymi,
ustalanie lub dochodzenie przez Administratora roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami,
weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach,
weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących
z Administratorem, np. dostawców, kurierów, architektów etc.,
kontakt z Kontrahentami, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów Kontrahentów służących umożliwieniu kontaktu przez Administratora
z Kontrahentami;
4.2. Cele i okresy przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione cele, jakie realizuje Administrator poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza.
Cel przetwarzania
Okres przetwarzania
Wypełnianie zobowiązań umownych
Okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem oraz Administratorem
Weryfikacja tożsamości osób zatrudnionych w podmiotach współpracujących z Administratorem
Okres trwania umowy pomiędzy podmiotem zatrudniającym daną osobę oraz Administratorem lub do momentu ustania zatrudnienia takiej osoby
Archiwizowanie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, takich jak ustawa o rachunkowości i ustawa Ordynacja podatkowa
Okres wskazany w odpowiednich przepisach; co do zasady 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie faktury, rozwiązanie umowy itp.
Niezależnie od powyższych okresów, dane Kontrahenta mogą być przetwarzane przez Administratora dla celów ustalania lub dochodzenia przez Administratora roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 6 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia.
5. Przekazywanie danych osobowych
Administrator jest uprawniony do przekazywania danych osobowe pracownikom Administratora.
Dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 4.2 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań zleconych przez Administratora, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli Administrator posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być:
podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, takie jak dostawcy systemów informatycznych lub podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów,
wszelkie krajowe organy administracji publicznej (np. Policja), organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na żądanie tych organów,
dostawcy usług kurierskich lub pocztowych,
inne osoby w ramach organizacji danego Kontrahenta.
W związku z obowiązkiem wynikającym z art. 13 ust. 2 lit. f) RODO Administrator informuje, że w związku z Pani/Pana danymi nie będzie następować zautomatyzowane podejmowanie decyzji, ani profilowanie.
6. Prawa przysługujące Kontrahentom i korzystanie z tych praw
6.1. Przysługujące prawa
Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Administratora. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Administrator niezwłocznie skoryguje takie informacje.
Ponadto, mają Państwo prawo do:
wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Administrator uzyskał taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem),
żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO,
żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO,
wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej,
przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Administratora i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności,
uzyskania kopii zabezpieczenia – dotyczy to przypadków transferu danych osobowych poza obszar EOG. Administrator będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego, a przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.
W odpowiedzi na Państwa żądanie Administrator może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą lepiej zrozumieć sytuację. Administrator dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione.
6.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw
Mogą Państwo skorzystać z powyższych uprawnień kierując stosowne pismo na adres siedziby Administratora.
Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Administrator przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej.
Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Administratora, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Zachęcamy do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.
7. Wiadomości przesyłane przez formularz kontaktowy bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Administratorem wszelkich danych osobowych zawartych we wszelkich wiadomościach przesyłanych za pośrednictwem witryny www.3cm.pl w tym takich danych m.in. imię, nazwisko, adres email ich adresatów jest Paulina Żęgota-Bąk, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Adwokacka Paulina Żęgota-Bąk.
Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu realizowania bieżącej korespondencji oraz ewentualnej odpowiedzi na treść przekazanego nam zapytania. Podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes oparty na możliwości komunikowania się z Państwem.
Do każdej wiadomości, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dołączona jest informacja o ochronie danych osobowych wraz z linkiem do niniejszej strony, na której opublikowana jest klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.
8. Aktualizacje klauzuli informacyjnej
Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 25 maja 2018 roku i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Administratora w kontaktach z Kontrahentami.
